Policy antiriciclaggio
1. PREMESSA
SE.CO. S.R.L. (di seguito “Organizzazione), nella piena consapevolezza che una conduzione etica degli affari sia imprescindibile per il successo del proprio business, si impegna da sempre a rispettare i più elevati standard di integrità. Come testimoniato dal Codice etico adottato dall’Organizzazione, il quale è dalla presente Policy specificato e integrato, operare nel pieno rispetto delle norme e tenere una condotta basata sull’onestà, sulla correttezza, sulla trasparenza, non intrattenere rapporti d’affari con soggetti che esercitano attività illecite o finanziate con capitali di provenienza dubbia o illecita e fare quanto possibile per non venire in contatto con quest’ultima tipologia di fondi sono principi fondamentali inderogabili per chiunque abbia un rapporto in essere con l’azienda. Per quest’ultima, pertanto, è obbligatorio il rispetto delle leggi, regolamenti, procedure e prassi antiriciclaggio e antiterrorismo. Lo scopo della presente Policy è stabilire e rendere vincolanti linee guida e regole di condotta in tale ambito e ribadire e promuovere la politica di tolleranza zero dell’Organizzazione nei confronti di dette tematiche. L’Organizzazione adotta sistemi e procedure in materia di verifica della clientela, di registrazione delle operazioni, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, al fine di governare il relativo rischio.2. DESTINATARI
La presente Policy si applica ai soggetti apicali, al personale (a prescindere dalla tipologia di contratto di lavoro), ai partner, ai collaboratori e a chiunque possa agire in nome e/o per conto dell’Organizzazione, sia direttamente che indirettamente, stabilmente o temporaneamente. I Destinatari sono tenuti a leggere, comprendere e osservare le disposizioni stabilite nella presente Policy.3. DEFINIZIONI
Ai fini della presente Policy, sulla base delle definizioni tratte dalla normativa di riferimento (D. Lgs. 231/2007), dopo un opportuno adattamento, si intende per:- riciclaggio: “a) la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l’origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni; b) l’occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; c) l’acquisto, la detenzione o l’utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; d) la partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere a), b) e c) l’associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l’esecuzione. Il riciclaggio è considerato tale anche se le attività che hanno generato i beni da riciclare si sono svolte fuori dai confini nazionali. La conoscenza, l’intenzione o la finalità, che debbono costituire un elemento delle azioni citate in precedenza possono essere dedotte da circostanze di fatto obiettive”;
- finanziamento del terrorismo: “qualsiasi attività diretta, con ogni mezzo, alla fornitura, alla raccolta, alla provvista, all’intermediazione, al deposito, alla custodia o all’erogazione, in qualunque modo realizzate, di fondi e risorse economiche, direttamente o indirettamente, in tutto o in parte, utilizzabili per il compimento di una o più condotte, con finalità di terrorismo secondo quanto previsto dalle leggi penali ciò indipendentemente dall’effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione delle condotte anzidette”;
- cliente: il soggetto che acquista i beni commercializzati dall’Organizzazione;
- esecutore: il soggetto delegato ad operare in nome e per conto del cliente o a cui siano comunque conferiti poteri di rappresentanza che gli consentano di operare in suo nome o per suo conto;
- dati identificativi: “il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza anagrafica e il domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica, gli estremi del documento di identificazione e, ove assegnato, il codice fiscale o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e, ove assegnato, il codice fiscale”;
- denaro contante: “le banconote e le monete metalliche, in euro o in valute estere, aventi corso legale”;
- mezzi di pagamento: “il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento a disposizione che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilità finanziarie”;
- operazione: “l’attività consistente nella movimentazione, nel trasferimento o nella trasmissione di mezzi di pagamento o nel compimento di atti negoziali a contenuto patrimoniale; costituisce operazione anche la stipulazione di un atto negoziale, a contenuto patrimoniale, rientrante nell’esercizio dell’attività commerciale”;
4. REGOLE DI CONDOTTA
È severamente vietato porre in essere condotte rientranti nelle citate definizioni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo.4.1 VERIFICA DELLA CLIENTELA
I Destinatari della presente Policy devono provvedere a identificare e verificare la clientela prima o al momento dell’instaurazione di un rapporto contrattuale o prima o al momento di eseguire un’operazione commerciale. I Destinatari della presente Policy devono procedere all’adeguata verifica nei confronti dei nuovi clienti nonché dei clienti già acquisiti, rispetto ai quali non sia stata espletata tale attività. Quanto all’esecutore, oltre a dover procedere alla sua adeguata verifica, i Destinatari della presente Policy devono accertarsi della validità del titolo attraverso il quale, il soggetto dichiara di aver ricevuto la delega o comunque il conferimento dei poteri di rappresentanza dal cliente. In dettaglio, i Destinatari della presente Policy devono:- identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di un documento d’identità o di altri documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente (es. agenzie, software ad hoc, ecc.). Le medesime misure si attuano nei confronti dell’esecutore, anche in relazione alla verifica dell’esistenza e dell’ampiezza del potere di rappresentanza in forza del quale opera in nome e per conto del cliente;
- ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura dell’operazione commerciale, per tali intendendosi, quelle relative all’instaurazione del rapporto, alle relazioni intercorrenti tra il cliente e l’esecutore, quelle relative all’attività, salva la possibilità di acquisire, in funzione del rischio, ulteriori informazioni, ivi comprese quelle relative alla situazione economico-patrimoniale del cliente;
- controllare costantemente il rapporto con il cliente, per tutta la sua durata, attraverso l’esame della complessiva operatività del cliente medesimo, la verifica e l’aggiornamento dei dati e delle informazioni acquisite nello svolgimento dell’operazione commerciale.
4.2 CONSERVAZIONE
I Destinatari della presente Policy devono conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e a consentire lo svolgimento di successive analisi. A tale scopo, pertanto, I Destinatari della presente Policy devono conservare copia dei documenti acquisiti in occasione della verifica della clientela e delle scritture e registrazioni inerenti alle operazioni. La documentazione conservata deve consentire, quanto meno, di ricostruire univocamente:- la data di instaurazione del rapporto o dell’operazione commerciale;
- i dati identificativi del cliente, dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o dell’operazione commerciale;
- la data, l’importo e la causale delle transazioni;
- i mezzi di pagamento utilizzati.